いよいよ梅雨の季節になりました。本日は特に大雨警報が出ているので心配ですね。外回りの多い営業職の方にとっては憂鬱な季節になりました。
雨ニモマケズ、の気持ちを持ちつつ、無理しないように頑張っていきたいものですね。
さて、今回は「上司との接し方」についてのお話です。といっても、皆さまが想像するような「気に入られる振る舞い方」などのお話ではありません。
前回は先輩としてマネージャーとして、どのようなマインドセットが必要かをお話しいたしましたが、今回は逆の立場になり、「貴方は『部下』として、上司にどのように接していますか」がテーマです。
上司に評価されるには？？成功の秘訣…などとはちょっと違う、もっと根源的なコミュニケーションに関するお話です。
コミュニケーションのエラー
上司に対して日々のコミュニケーションを取りながら仕事を進めているかと思いますが、うまくいかないケース、つまりは「コミュニケーションのエラー」が起きることがあります。
そもそもコミュニケーションとは具体的にどのようになされるものなのでしょうか。
あなたが「事実」を「言葉」で伝えたとします。すると、上司の中に「イメージ」がわきます。上司はその「イメージ」を元にして、あなたに質問をします。その質問に対しあなたが答えます…これら「言葉」と「イメージ」を重ねることで、「事実の共有」がされていきます。
これらの言葉の応酬がうまくいけば、「伝えたい事実」が「上司のイメージ」と合致し、正しい「情報の共有」がなされます。コミュニケーションはうまくいっている、と言えるでしょう。
「報告が伝わっていない」「言われたことと思っていた事実が違う」「肝心なことが伝わっていなかった」などの「コミュニケーションのエラー」が起こるということは、言葉の応酬のどこかに問題を抱えている、ということです。
では、「コミュニケーションのエラー」はなぜ起こるのか。これは何もすべてがあなた由来の原因ではありません。もちろん上司の責任でもありません。「誰が悪い」という話ではない、という意味です。
同じ話でも「伝え方」によって変わる
同じ事実を言葉で伝えようとしても、その道筋は様々です。
「結論から入る」「推測を交える」「報告内容の重要度」「伝える順序」
これらが違っていれば、受け取り方が変わるのは何となく想像できるのではないでしょうか。
と同時に、同じ報告を受けても、受け取る人によって感じ方、理解の度合いが変わってしまう、というのも起こることなのです。
同じ話を同じような道筋で話しても、まったく違う受け取られ方をした、というのは誰しも経験したことはあるのではないでしょうか。もちろん、それはあなたが悪かったわけでも、ましてや誤解して受け取った人が悪いわけでもありません。
要するに、言葉の発し方、そして受け取り方は「人によって違う」ということをまずは大前提に、コミュニケーションを考えていく必要がある、ということですね。
人はタイプに分かれる
上司はあなたにとって仕事を教え、導いてくれる存在です。しかし、いわゆる「友達」ではありませんよね。ましてや、ほとんどの場合で「この人を上司にしたい」と能動的に選んだわけでもないはずです。
学校のクラスにだって、「気の合う人、合わない人」がいました。どちらが悪い、ということではなく、人は皆、それぞれのスタイルを持っており、その相性によって「ウマが合う」「なんだか居心地が悪い」など感じるのでしょう。
クラスメイトであれば、気の合わない人と無理に仲良くなることはありませんが、仕事となるとそうはいきません。
たとえ上司が、たまたま気の合わない人であっても、コミュニケーションを取りながら仕事を進めなければなりません。
何度でも言いますが、これは「人間性の善し悪し」の話ではありません。「人によってタイプは違う」という話です。
人は様々なタイプがあります。…ということはどなたもご存知ですよね。のんびりした人、テキパキした人、じっくり考える人、即決即断な人…
上司はどのような「タイプ」の人でしょうか。まずは上司のタイプを把握し、タイプに合致したコミュニケーションを心がけ、エラーを起こさないようにしていくことをおススメしたいのです。
「上司のタイプ」を見きわめよう！
性格診断や占いまで、「タイプ別診断」のようなものもこの世にはたくさんありますが、ビジネスに利用できるものも数多く存在しています。
どれが正解、というものではありませんが、ここではソーシャルスタイル理論を用いて、人のタイプを分けてみましょう。
「ソーシャルスタイル理論」は、簡易ながらも的確に人のタイプを分類でき、実践的な「使える」タイプ分類法です。私も頭の中に入れながら日々のお仕事をしております。
このように、人のタイプを分類すると、その行動傾向や志向が明らかになります。
「ソーシャルスタイル理論」の良いところは、人をざっくりと4種類に分けるところ。
「分析タイプ」「行動タイプ」「温和タイプ」「直感タイプ」に分類するのですが、いかがでしょう、自分はこのタイプだな、と該当するものがあるはずです。そして、もちろん見分ける方法もあります。
もちろん人間を4種類に分類することなど、あまりに大雑把ですが、それでも「根本的な人のタイプ」という意味では、誰しも、どこかしらに該当するな、とお感じになるのではないでしょうか。
あまりに詳細な分析だと、「タイプの見きわめ」に手間も時間も大きく割くことになり、現実的ではありませんよね。「ソーシャルスタイル理論」は、営業で初めてお会いした方にでも、その場で使うことができる分かりやすさと簡易性もメリットとなっています。
さて、あなたの上司はどのタイプに該当していそうですか？
タイプがわかると、的確なコミュニケーション方法も見えてきます。
例えば、「直感タイプ」の人に適した接し方は、
「個人的な話から入る」「熱心に聴く」「夢や目標を聞く」などです。
また、タイプ診断は「相手」だけに有効なものではありません。
本来の自分はどのタイプに該当するのかを知ることができます。
「行動タイプ」の人は言葉による感情表現が乏しい傾向があるので、感情を感じさせる話し方を心がけるようにしましょう、といったように、タイプ診断は「自身のタイプ特有のコミュニケーション術」を理解する助けにもなってくれるのです。
いかがでしょうか。コミュニケーションを取るべき相手のタイプを知り、自分のタイプを把握し、それらの傾向をコミュニケーションに生かしていきましょうという話でしたが、なんだこんなことか、とお感じになりませんか？そうなんです、ひとつひとつの対策と考え方は、それほど難しいことではないのです。
同じ情報を伝えるにしても、このタイプ別の攻略法…なんていう大げさなものではなく、いわば「上司のタイプ別ちょっとしたコツ」のようなものを知ってると知らないでは、その後のコミュニケーションが大きく違ってきます。
「自分は話下手だからコミュニケーションが苦手」「嫌な上司だからうまくいかない」そのように感じている方、それは「捉え方次第」なのかもしれません。
たとえ饒舌でなくても、合わない上司でも関係ありません。何も親友になってください、と言っているのではなく、タイプに合ったコミュニケーションができ、それで仕事が円滑に進められれば良いのです。
今回は例として「ソーシャルスタイル理論」を使って上司を分類してみましたが、別に「分類」の手段はいくつもあり、会社に併せて選択可能です。「タイプを見きわめ、合わせたコミュニケーションを取りましょう」というのが話の本質です。ご自身が信頼できる分類法があれば、それを用いても一向に構わない、ということですね。それぞれのタイプを見極める方法があります。詳細を知りたい方はぜひお問い合わせください！
部下として上司との円満なコミュニケーションを図るため、是非、タイプ別の接し方が分かる「ソーシャルスタイル理論」や最近、各社の育成に導入され、注目されている「パーソナリティ診断ツール」などのアセスメントを活用してみてください。
「元秘書が教える『上司／ボスとの円滑なコミュニケーション術』」講座のお知らせ
毎度おなじみの（笑）お知らせです。
「一人ひとりに合った学びの場を。実践的ワークで今日から活かせる！社会人基礎力でワクドキ組織をつくるオンライン公開講座」2回目となります。
7/18(火)は、元秘書が教える
『上司／ボスとの円滑なコミュニケーション術』を開講いたします。
今回お伝えした「上司とのコミュニケーション」に大切な、「コミュニケーションの本質」「コミュニケーションのエラーが起こるプロセス」「上司タイプのみきわめ方」「具体的コミュニケーションの方法」まで、「伝え方」「話の順番」「タイミング」など、ワークを取り入れたすぐに実践できる内容でお届けいたします。
「上司とのコミュニケーション」と題してはおりますが、社会人にとって必須のスキル「12の社会人基礎力」の「働きかけ力」「発信力」「柔軟性」「状況把握力」などを身につけることができ、新人さんから中堅社員まで、すべての方に役立つ講座となっております。
社会人の必須スキル「円滑なコミュニケーション」スキルを取りこぼすことないよう、単発でも、少人数でも受講できる弊社のオンライン講座、ぜひ活用していただければ幸いです。
育成人材がワクドキ組織を創ります！Tenmaruは組織に寄り添い並走し、組織改革をお手伝いいたします！